Van een vaste werkplek is sprake wanneer een werknemer minimaal 40 dagen in een kalenderjaar naar die plek reist. Dit is ongeacht de datum van indiensttreding of het aantal contracturen.

Volgens de nieuwe regeling die op 1 januari van dit jaar is ingevoerd kan de werkgever een vaste vrijgestelde reiskostenvergoeding van maximaal € 0,21 per kilometer en/of een vaste thuiswerkvergoeding van maximaal € 2,15 per dag verstrekt worden. Maar verplicht is dit uiteraard niet. De werkgever mag ook uitgaan van de werkelijke reis- en/of thuiswerkdagen.

Het voordeel van het werken met een reiskosten- en/of thuiswerkvergoeding is dat deze bij een periode van tijdelijke afwezigheid van kantoor, door bijvoorbeeld verlof of ziekte, onbelast kan worden doorbetaald.

• pas als de werknemer langer dan 6 weken afwezig is, moet de vaste vergoeding worden gestopt;
• de betaling van de vaste vergoeding kan dan weer worden hervat vanaf de eerste dag van de maand volgend op die waarin de werknemer hersteld is;

Daarnaast hoeven er geen aparte declaraties te worden bijgehouden.

Het nadeel van het werken met een vaste reiskosten- en/of thuiswerkvergoeding is dat het systeem niet werkt bij:

• wisselende thuiswerk- en/of reiskostenvergoeding;
• werknemers die regelmatig op verschillende vestigingen/filialen werkzaam zijn;
• ambulante werknemers;
• oproepkrachten;

In de volgende situaties moet u het aantal werkdagen (214) en thuiswerkdagen (128) naar evenredigheid toepassen:

• Uw werknemer werkt op minder dan 5 dagen per week thuis of op de vaste werkplek;
• De dienstbetrekking begint of eindigt in de loop van het kalenderjaar;

In de volgende situaties dient de vergoeding naar tijdsgelang te worden herrekend:

• U start of stopt gedurende het kalenderjaar met de vergoeding;
• De grondslag voor de berekening van de vergoeding wijzigt in het kalenderjaar;

Overige aandachtspunten:

Een vaste vergoeding voor reiskosten- en/of thuiswerkvergoeding is alleen van toepassing als tussen de werkgever en werknemer hierover structurele afspraken worden gemaakt die schriftelijk zijn vastgelegd. Worden er geen schriftelijke afspraken gemaakt, dan kan de reiskosten- en/of thuiswerkvergoeding alleen op declaratiebasis plaatsvinden.

Voor dezelfde dag mag niet tegelijkertijd een onbelaste vergoeding worden gegeven voor het reizen naar de vaste werkplek en het thuiswerken. Dit geldt voor zowel bij de vaste vergoedingen op basis van de 128-dagenregeling als bij de vergoedingen die op declaratiebasis worden gegeven.

Als er geen sprake is van een vaste werkplek kunnen op dezelfde dag zowel de reiskosten als de thuiswerkvergoeding onbelast worden verstrekt. Uiteraard voor zover er ook daadwerkelijk thuis is gewerkt en is gereisd met eigen vervoer van de werknemer.