Vanwege de huidige coronacrisis werken veel werknemers niet op kantoor maar vanuit huis. U mag als werkgever zelf bepalen welke kosten u vergoedt als het gaat om thuiswerk. Er zijn momenteel een aantal fiscaal vriendelijke tegemoetkomingen op het gebied van het thuiswerken mogelijk. Hierna worden de belangrijkste zaken genoemd.

Thuiswerken – Inrichting werkruimte
Een vergoeding, verstrekking of ter beschikking stellen van de inrichting van een werkruimte is in principe belast loon. Er geldt echter een belangrijke uitzondering voor arbovoorzieningen in de werkruimte thuis. Deze voorzieningen zijn namelijk onder voorwaarden vrijgesteld.

De belangrijkste eis is dat de werkruimte is aan te merken als een zelfstandige werkruimte. Dit is het geval als de zelfstandige werkruimte duidelijk te onderscheiden is van de rest van de woning. Zo moet de werkruimte een eigen ingang hebben en eigen sanitair. Verder zou u de werkruimte moeten kunnen verhuren aan een derde. Een losse werkplek in de woonkamer of een slaapkamer ingericht als werkruimte is dus geen zelfstandige werkruimte. Als aan alle voorwaarden van een zelfstandige werkruimte wordt voldaan, kunnen aan de werknemer de daarmee samenhangende kosten in redelijkheid worden vergoed, verstrekt of ter beschikking worden gesteld. Denk hierbij aan de energiekosten, water, kantoormeubilair en kantoorinrichting, koffieapparaat, planten, decoratie en zelfs het wc-papier. Als niet aan alle voorwaarden van een zelfstandige werkplek wordt voldaan, dan is de vergoeding, verstrekking of ter beschikkingstelling belast loon. Dit kan dan eventueel als eindheffingsloon worden aangewezen in de vrije ruimte van de werkkostenregeling.

Als sprake is van een zelfstandige werkruimte dan is het vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen van arbovoorzieningen in de werkruimte thuis gericht vrijgesteld als ook wordt voldaan aan de volgende 3 eisen:
– de werknemer gebruikt de voorzieningen in de werkruimte;
– de werknemer is geen eigen bijdrage voor die voorzieningen verschuldigd;
– de inrichting van de werkruimte thuis voldoet aan de eisen van het Arbeidsomstandighedenbesluit.

Thuiswerken – Laptop en telefoon
Naast de hiervoor genoemde kosten van de inrichting van de werkruimte, zal de werknemer ook behoefte hebben aan technische voorzieningen. Hiervoor geldt in het fiscale recht het zogenaamde noodzakelijkheidscriterium. Vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen van gereedschap, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur zijn gericht vrijgesteld als deze voldoen aan het zogenoemde noodzakelijkheidscriterium. Het noodzakelijkheidscriterium houdt in dat de voorziening naar redelijke oordeel van de werkgever noodzakelijk is voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking. De werkgever moet de voorziening betalen en de kosten niet doorberekenen aan de werknemer. De werknemer moet de voorziening teruggeven of de restwaarde van deze voorziening aan de werkgever betalen als hij deze niet meer nodig heeft voor de dienstbetrekking. Concreet betekent dit dat de werkgever de thuiswerkende werknemer met computers en mobiele communicatiemiddelen kan faciliteren zonder fiscale gevolgen op voorwaarde dat deze zaken noodzakelijk zijn voor een goede uitoefening van de dienstbetrekking.

Thuiswerken – Reiskosten
Wanneer werknemers met hun eigen vervoer naar hun werk reizen hebben zij vaak recht op een reiskostenvergoeding. Veelal wordt aangesloten bij het bedrag dat maximaal fiscaal onbelast mag worden vergoed van € 0,19 per afgelegde kilometer. Voor de meeste werknemers geldt dat zij met enige regelmaat deze woonwerk-kilometers maken.

Wettelijk mag er een vaste onbelaste reiskostenvergoeding worden gegeven voor 214 werkdagen per kalenderjaar (voor maximaal € 0,19 maal het aantal kilometers), mits een werknemer ten minste 128 dagen per kalenderjaar daadwerkelijk naar een vaste plek moet reizen. Deze regeling biedt de full time werkende werknemer dus de mogelijkheid om, met behoud van de vaste reiskostenvergoeding, maximaal 2 dagen per week thuis te werken. Ook voor de dagen dat hij thuiswerkt ontvangt hij dan een onbelaste vergoeding.

De Staatssecretaris van Financiën heeft voor het jaar 2020 goedgekeurd dat het verplichte thuiswerken geen fiscale gevolgen heeft voor de vaste reiskostenvergoeding. Dit betekent dat de werkgever deze vaste reiskostenvergoeding in het jaar 2020 onbelast mag blijven uitbetalen ook als blijkt dat de werknemer minder dan 128 dagen naar de vaste werkplek heeft gereisd. Wel is meteen aangegeven dat dit niet voor 2021 geldt. Vanaf begin volgend jaar moeten werkgevers het reispatroon weer gaan toetsen aan de voorwaarden van de 214-dagenregeling, waarbij de thuiswerkdag niet meetelt als reisdag. Het vergoeden van de reiskosten op basis van de werkelijk gereisde dagen is dan onder de huidige omstandigheden in gevallen waar veel wordt thuisgewerkt de meest praktische oplossing.

Thuiswerken – Thuiswerkvergoeding
Het Nibud heeft becijferd dat het thuiswerken gemiddeld € 2 per dag per persoon kost extra vanwege het meer thuis zijn bij een vijfdaagse werkweek is dat € 43,30 per maand. Het gaat hierbij om de extra kosten van elektriciteit, wat, gas, koffie/thee, wc-papier en de afschrijving van bureau en stoel. In deze berekening zitten niet de (hiervoor genoemde) kosten die de werkgever vaak voor eigen rekening neemt, zoals computerapparatuur, telefoonkosten en reiskosten. Als de werkgever de hiervoor door het Nibud genoemde kosten wil vergoeden, is er in beginsel sprake van belast loon, er bestaan namelijk geen gerichte vrijstellingen voor de vergoeding van deze kosten. De werkgever kan er wel voor kiezen om deze kostenvergoeding aan te wijzen als eindheffingsloon en ten laste van de vrije ruimte van de werkkostenregeling te brengen.

De vrije ruimte is (alleen) voor het jaar 2020 tijdelijk verhoogd naar 3% van de eerste € 400.000 van de fiscale loonsom van de werkgever. Over het meerdere van de fiscale loonsom bedraagt de vrije ruimte (alleen) in 2020 1,2%. Wordt de vrije ruimte overschreven, dan betaalt de werkgever 80% eindheffing.

Heeft u over deze fiscale regelingen met betrekking tot thuiswerken nog vragen, dan kunt u natuurlijk altijd contact opnemen met onze Payroll & HR afdeling.

CategoryAlgemeen
logo-footer